Créer une réservation
Depuis le planning général, cliquez sur le créneau souhaité.
Renseignez les informations nécessaires :
Sélectionnez ou créez le client.
Ajustez le nombre de joueurs selon la catégorie.
Sélectionnez le type de réservation :
FERME : Bloque le créneau.
MODE DEVIS : Ne bloque pas le créneau.
OPTION : Bloque sur une durée limitée (par exemple, jusqu'à X jours).
Déclenchez les workflows si nécessaire (envoi de confirmation de réservation).
Envoyer un lien de paiement
1. Ouvrez le créneau correspondant puis depuis l'onglet "Commande" cliquez sur "Créer une demande de paiement".
2. Saisissez le montant et définissez un délai d'expiration pour le lien.
Une fois le délai dépassé le lien de paiement ne sera plus valable pour votre client et la demande de paiement disparaitra des paiements.
3. Le lien apparait comme ceci :
Les icones ont pour action :
> ouvre la page du paiement
> ouvre la page pour procéder au paiement
> envoi la demande par mail au client
Une fois le paiement réalisé, le statut se met à jour :
Modifier le nombre de joueurs
Assurez-vous que l'ensemble des prix soient créés > article dédié
Depuis le planning général, cliquez sur le créneau concerné et cliquer sur "Modifier le nombre de joueurs" :
Si vous retirez un joueur, le système détectera un trop perçu et proposera la création d'un coupon :
Le coupon ne sera pas envoyé automatiquement, il faudra le faire depuis la liste des coupons.
Si vous ajoutez un joueur, le logiciel vous notifie qu'il y a un reste dû :
Envoyer les mails d'une réservation
Depuis le planning cliquez sur le créneau correspondant à la réservation, puis sur l'onglet "Session de jeu" :
Déplacer une réservation
Depuis le planning, cliquez sur la réservation concernée puis sur Actions, puis sur "Déplacer la réservation" :
Cliquez sur "Déplacer le réservation" pour sélectionner le nouveau créneau :
💡 Astuce : envoyer un mail de confirmation de déplacement
Consulter une réservation
Allez dans Menu > Réservations.
Cliquez sur la réservation concernée puis sur Actions :
Un nouvel onglet s'ouvre sur la réservation concernée
"Résumé" donne les informations générales
"Joueurs" donne la liste des participants renseignés au moment de la réservation ou par vos soins plus tard
"Photos" affiche la photo prise après le session de jeu
Récupérer les photos des sessions
Depuis le planning
Cliquez sur la réservation puis sur l'onglet "Session de jeu" pour télécharger la photo :
Depuis les réservations
Depuis "Menu> Réservations" cliquez sur celle concernée, puis sur l'onglet "Photos" :
Pour récupérer des photos en masse, vous pourrez le faire depuis "Réservations" et le bouton "Voir les photos" :
Filtrer sur la room et naviguer sur la journée concernée.
En survolant les photos, vous pourrez avoir les informations sur la réservation :
Cliquer sur "Télécharger" pour lancer la procédure pour la journée entière.
L'accès aux photos de plus de 60 jours se fait sur demande au support.
Afin d'optimiser le stockage, les photos de plus de 2 mois sont archivées.
Annuler ou rembourser une réservation
Depuis le planning, cliquez sur la réservation puis sur "Actions" et "Annuler et/ou rembourser la session" :
Si vous souhaitez "Générer un coupon" :
Il vous faudra saisir le montant du coupon, total ou en partie ET confirmer l'annulation de la session.
Si vous souhaitez rembourser votre client :
Il vous faudra saisir le montant du remboursement, total ou en partie ET confirmer l'annulation de la session.
Dans le cas d'un remboursement par virement ou CB, il faudra également rembourser le client depuis votre interface bancaire pour créditer le client.
Si des coupons et/ou bon cadeau ont été appliqués, cocher "Recréditer les avoirs et bons cadeaux..." pour qu'ils soient de nouveau utilisable.
💡 Astuce : envoyer un mail de confirmation d'annulation : Consulter l'article dédié