Pré-requis : demander l'activation au support

Fonctionnalités

Depuis l'onglet "Planning salarié", vous avez accès à différentes actions :

Sélection multiple créneaux :
Nouvelle disponibilité :
Affecter un GM :
Changements multiples GM : permet d'appliquer des modifications sur plusieurs GM en même temps
Avertir mes GM : permet d'envoyer une notification par mail et/ou SMS aux GM dont la disponibilité est "Présence confirmée pour une session (blocage actif)" et/ou "Astreinte (blocage actif)"
Imprimer ou Envoyer : télécharger les plannings/feuilles individuelles afin de les imprimer et/ou envoyer par mails, choisir la période et le format et sélectionner le ou les salariés
Exporter sous format Excel les rapports de présence :
- par jour, semaine ou mois
- pour un ou plusieurs salariés

Vérifier les mails et numéros de téléphone de vos collaborateurs depuis leur fiche.

Activer les droits sur profils

Depuis Admin > Paramétrage > Profils et le bloc "Planning Salarié", activez les droits souhaités selon le profil.

Reconnectez-vous pour rafraichir les modifications.

Activer le blocage automatique des créneaux

Depuis Admin > Personnalisation > Commande et le bloc "Gestion des ressources (Planning salarié)", activez l'option :

Le blocage est visible uniquement sur la réservation en ligne, depuis le planning général du back office les créneaux sont réservables pour la gestion interne.

Si aucune présence de game master n'est renseignée, les créneaux sont alors réservable.

Le blocage se fait sur l'entièreté du créneau. Si un de vos GM est présent à partir de 10H15 et que votre créneau démarre à 10h, il sera bloqué à la réservation publique (idem pour la fin du créneau)

Les ressources requises pour une salle sont modifiables depuis la fiche des room (1 par défaut). Mettez 0 si la salle ne rentre pas dans le blocage automatique.

Créer les salariés

Créer/modifier la fiche de vos collaborateurs depuis Admin > Société et l'onglet "Membres" :

A un planning salarié : active l'affichage du salarié sur le planning salarié
Peut gérer une session de jeu : active l'affectation depuis le planning général
Peut s'affecter une session de jeu : active le droit à un GM de s'affecter à une session depuis son planning

💡 Astuce : le poids d'affichage permet d'ordonner les salariés dans le planning

Le bloc "Informations contractuelles" permet de renseigner des données exploitées essentiellement lors d'export :

Le bloc "Rooms autorisées" est utilisé pour :

filtrer les membres lors de l'affectation depuis le planning salarié
gérer les compétences de chacun

Si rien n'est spécifié, le GM aura accès à toutes les rooms/activités.

Gestion de compétences

Si vous souhaitez que les créneaux se bloquent en fonction de la présence du ET de ses compétences, il faut activer la fonctionnalité "Prendre en compte les salles gérées par le gamemaster (voir sa fiche membre)" depuis Personnalisation > Commande et le bloc "Gestion des ressources (Planning salarié)"

Les postes et tâches

Depuis Admin > Paramétrage, vous trouverez le bloc "Planning salarié" qui vous permet de créer :

des Postes (Bar, Accueil, Restaurant, Snack...)
des tâches (Marketing/Phoning, Distribution Flyers, Gaming, Cuisine...))

Il est possible d'ajouter une icone afin de visualiser rapidement depuis le planning salarié :

Créer les statuts de disponibilité

Les statuts ayant un cadenas sur le code sont des statuts de base qui permettent un fonctionnement optimal de l'outil et ne doivent pas être modifiées.

A la création, il est recommandé d'utiliser des minuscules séparées par tiret pour le code.

Plusieurs options lors de la création du statut :

Autoriser le statut pour les employées : permet aux GM l'ajout d'un créneau avec ce statut (depuis l'application GM)
Activer le blocage de ressource : permet de prendre en compte ce statut lors du blocage de ressources.
Compter dans les heures travaillées : considère et comptabilise les heures en temps qu'heures travaillées
Statut d'absence : considère et comptabilise les heures en temps qu'absence

Il est aussi possible, lors de la modification d'un statut, de préciser un poids d'affichage.

Vous pouvez aussi attribuer une couleur au statut, afin de le faire afficher clairement sur le planning et les exports.

Affecter un salarié

Vous avez 2 possibilités :

depuis la fiche de réservation du planning, vous pourrez affecter un ou plusieurs GM
depuis le planning salarié, en sélectionnant le ou les créneaux concernés puis en cliquant sur "Réservations affectées" (en haut à gauche)
Cette seconde façon vous permet par la même occasion de créer la disponibilité du ou des GM sur le planning salarié

Ajouter/modifier un planning salarié récurrent

Créer rapidemment les plannings de présence, vacances de vos collaborateurs

Créer le planning

Depuis la fiche du membre, cliquez sur l'onglet "Planning récurrent".

Comme pour les activités/rooms, un planning par défaut est déjà existant.

Vous pourrez le modifier selon vos besoins ou en créer un nouveau.

Ajouter les créneaux

Cliquez sur "Ajouter un créneau" ou directement dans le planning pour créer des disponibilités. Vous pourrez :

sélectionner le ou les jours concernés
ajuster l'heure de début et de fin du créneau
attribuer la disponibilité ainsi que la tâche
supprimer le créneau

Appliquer le planning

Comme pour les plannings des rooms/activités, il faudra l'appliquer pour que les plannings créés/modifiés soient visibles depuis le planning salariés.

Les affichages

Affichage semaine

Le nombre de réservation pour toutes les rooms est affiché en dessous du jour. Lorsque celui-ci est affiché en rouge, cela veut dire qu'une réservation n'est pas attribué à un GM.

Vous pourrez alors cliquer dessus pour ouvrir une fenêtre qui permettra de savoir à quelle salle elle correspond.

Affichage mensuel

En plus du choix de l'affichage Jour, Semaine ou Mensuel, vous pouvez switcher entre les nouveaux affichages afin de mieux visualiser le planning :

Par salarié (par défaut)
Par affectation
permet de voir quels sont les créneaux affectés :
- les créneaux en vert et bleu et avec les initiales ont un GM affecté
- les créneaux avec le liseré pointillé rouge et la couleur violette d'origine n'ont pas encore de GM
Vous pourrez alors sélectionner plusieurs créneaux sur la semaine pour créer l'affectation :
Par disponibilité
Par poste (si créé)
Par tâche (si créé)

Les workflows dédiés

A la différence de ceux déjà en place, ces workflows sont cochés "Workflows Système", ce qui signifie :

- une gestion par nos soins en interne

- des notifications mails dont le contenu ne nécessite aucune personnalisation

Les workflows devront être activés selon vos utilisations :

4E - Alerte lorsqu'un GM s'attribut un booking :

Se déclenche lorsqu'un GM s'affecte sur une réservation

Il est à destination de l'Admin et il est indispensable de saisir un mail dans le champs "Destinataire"

4E - Alerte lors d'une nouvelle réservation

Se déclenche lorsque l'Admin souhaite avertir ses GM "Disponible" ou "Astreinte"

il est à destination des GM sélectionnés (vérifier les mails dans les fiches membres)

4E - Envoi du planning salarié

Se déclenche lorsque l'Admin souhaite envoyer les plannings aux GM

A destination des GM sélectionnés (vérifier les mails dans les fiches membres)

4E - Alerte lors de l'ajout d'un créneaux/disponibilité par un GM

Se déclenche lorsqu'un GM rajoute une disponibilité sur le planning

A destination de l'Admin, il est indispensable de saisir un mail dans le champs Destinataire

4E - Alerte lors de la mise à jour d'un créneaux par un GM

Se déclenche lorsqu'un GM met à jour une disponibilité sur le planning

A destination de l'Admin, il est indispensable de saisir un mail dans le champs Destinataire.

Tableau de Bord du Game Master

Seules les membres avec le profil "Game Master" auront un tableau de bord spécial avec :

- le nombre d'heures affectées à une tâche sur le nombre d'heures contractuelles

- delta entre le nombre d'heures effectuées et le nombre d'heures contractuelles

- "Voir ma semaine" pour basculer sur une vue hebdomadaire

En cliquant sur une réservation depuis le Tableau de bord, le GM basculera sur le planning de la journée concernée.

En cliquant sur "Voir ma semaine", le GM passera sur son planning hebdomadaire et pourra :

- créer ses disponibilités (Disponible si besoin ou Absent)

- s'affecter sur une réservation non affectées (si le droit "Peut s'affecter une session de jeu" est coché depuis sa fiche)

Il sélectionne une réservation avec les bords pointillé rouge et pourra créer le planning associé à la réservation (un créneau de disponibilité sur le planning salarié) :

Une fois affecté à la session, le GM retrouve son planning hebdomadaire ainsi que les résa auxquelles il est affecté. En cliquant sur la réservation, il bascule sur le planning.

Utilisation du Clock In Clock Out

Pour permettre à vos GM de noter leur temps de présence et de pause, nous avons coupler au Planning Salarié V2 un système de pointeuse intégré à 4Escape.