Dans 4escape, la création d’une commande (réservation + produits additionnels) passe par l’étape de génération d’un devis. Cette fonctionnalité est essentielle pour ajouter un paiement ou générer une facture. Voici un guide étape par étape pour vous accompagner.
Pourquoi créer une commande ou un devis ?
Créer une commande ou un devis vous permet de :
Centraliser les informations de réservation et de produits additionnels
Permettre l’enregistrement des paiements et la facturation
Proposer un devis officiel à vos clients pour validation
Pour ajouter un paiement ou générer une facture, la création d'une commande ou d'un devis est une étape incontournable. Vous souhaitez en savoir plus sur ces processus ? Découvrez nos articles dédiés pour approfondir vos connaissances :
1. Accéder à la création d’un devis
Rendez-vous dans le Menu > Devis.
Cliquez sur "+ Nouveau devis".
Le devis aura automatiquement le statut "En attente de confirmation client".
⚠️ Attention : Vous devez rattacher un client existant ou en créer un nouveau. Sinon, le planning affichera "SYSTEM" à la place du nom du client.
Notez qu'une commande peut être transformée en devis officiel, celui-ci
basculera dans la liste des devis.
2. Renseigner les informations du devis
Plusieurs blocs vous permettent de visualiser et compléter les informations :
Date de création.
Date de l’événement.
Nombre de participants.
Et autres détails spécifiques.
Utilisez les boutons bleus pour constituer les lignes de votre devis :
Réservation : Sélectionnez une ou plusieurs dates.
Produit : Ajoutez des produits supplémentaires (jeux, bons cadeaux, etc.).
Remise : Appliquez une remise en montant ou en pourcentage, sur le HT ou TTC.
Coupon / bon cadeau : Saisissez un code pour l’appliquer.
Texte libre : Ajoutez des informations supplémentaires pour votre client.
Actions Spéciales :
Transformer en devis officiel ou commande.
Activer/désactiver les réductions automatiques.
Déclencher les workflows (envoi de mails, génération de bons cadeaux, etc.).
3. Sélectionner les créneaux et définir le statut
Lors de la sélection des créneaux, vous pouvez définir le statut de la réservation :
Ferme : Réservation confirmée.
Mode devis : En attente de validation.
Option : Réservation temporaire.
4. Modifier les détails de la commande
Une fois les créneaux ajoutés, vous pouvez ajuster les éléments suivants :
Date ou nombre de joueurs :
Cliquez sur la colonne Description.
Prix ou quantité :
Cliquez sur la valeur correspondante.
Statut de disponibilité :
Modifiez le statut de la réservation.
5. Modifier la description d’une ligne
Au début de chaque ligne, vous trouverez un bouton qui vous permet de personnaliser la description de la réservation ou du produit :
Cliquez sur le bouton en début de ligne.
Modifiez la description selon vos besoins (par exemple, ajouter des détails spécifiques ou clarifier une information).
Cette modification sera visible sur le document PDF envoyé au client.
La description originale reste visible dans l’assistant de gestion, ce qui vous permet de garder une trace des informations initiales.
🎯 Astuce : Utilisez cette fonctionnalité pour ajouter des détails pratiques, comme des consignes spécifiques ou des remarques utiles pour le client.
6. Réorganiser les lignes du devis
Pour une meilleure présentation ou pour respecter un ordre logique, vous pouvez réorganiser les lignes de votre devis :
Placez le curseur en début de ligne (à gauche de la première colonne).
Cliquez et faites glisser la ligne pour la déplacer à l’emplacement souhaité.
Cette fonctionnalité est idéale pour structurer votre devis selon une logique claire. Par exemple, vous pouvez placer la réservation principale en haut, suivie des produits additionnels, des remises et des informations complémentaires.
👉 Cas d’usage : Si vous proposez plusieurs services ou produits, vous pouvez les organiser par ordre d’importance ou selon leur nature (exemple : réservation principale, puis bons cadeaux, puis remises).
7. Finaliser le devis
Une fois votre devis terminé, cliquez sur Finaliser ce devis. Vous aurez alors la possibilité de :
Enregistrer et fermer.
Envoyer le devis par e-mail.
Transformer en commande validée.
🎯 Astuce : Modifier la date de l'événement du devis depuis "Assistant" et "Changer les informations" en haut de page.
Vous pourrez alors fixer la date même si le devis ne contient pas de créneau de réservation.