Comprendre le système de clôture des ventes
Chaque nuit, toutes vos ventes de la journée sont automatiquement clôturées via le ticket Z.
Une fois la clôture effectuée, les commandes sont verrouillées et elles ne sont alors plus modifiables (qu'elles aient un paiement ou non)
Vous reconnaîtrez une commande verrouillée grâce au 🔒 affiché à côté de sa référence
💡 Astuce : Vous préférez gérer vous-même vos clôtures ? Vous pouvez passer en mode manuel depuis vos paramètres.
Pourquoi procéder à une annulation de vente ?
erreur sur les lignes de vente
oubli de remise
mauvaise application de TVA
changement de date, d'horaire ou de quantité
erreur de client
client non présenté
Les cas d'annulation
1- Annulation d'une commande sans paiement et sans création d'une nouvelle commande (procédure standard)
Accédez à la commande concernée
Cliquez sur l'onglet "Modifier"
Descendez jusqu'à la "Zone de danger"
Sélectionnez "Annuler la vente"
Une sous-commande négative est automatiquement créée
>> le CA comptabilisé sur la journée x est annulé par le CA négatif de la sous-commande.
Le tableau de bord comptabilisera le CA négatif sur la journée
2- Annulation d'une commande avec paiement et vous ne remboursez pas le client
Après avoir annulé la commande (procédure standard), le paiement qui n'a pas été remboursé est conservé dans votre CA
>> le CA comptabilisé sur la journée x est annulé par le CA négatif de la sous-commande et le montant encaissé
Le tableau de bord comptabilisera le CA négatif sur la journée
3- Annulation d'une commande avec paiement et vous remboursez le client
Si vous souhaitez rembourser le client, il faut :
accéder à la commande concernée
cliquer sur l'onglet "Modifier"
descender jusqu'à la "Zone de danger"
sélectionner "Annuler/rembourser la vente"
cocher "Enregistrer un remboursement" ou "Générer un coupon"
une sous-commande négative est automatiquement créée avec le remboursement dans l'onglet "Paiement"
>> le CA comptabilisé sur la journée x est annulé par le CA négatif de la sous-commande et le remboursement est créé
Le tableau de bord comptabilisera le CA négatif sur la journée
Lire l'article sur le remboursement
4- Annulation d'une commande sans paiement et avec création d'une nouvelle commande
Procédez à l'annulation standard puis créer la nouvelle commande
5- Annulation d'une commande avec paiement et avec création d'une nouvelle commande
Procédez à l'annulation standard puis :
créer la nouvelle commande
intégrer le paiement de la commande initiale en tant que remise (nous vous recommandons de mettre le détail du paiement de référence avec le N° de la commande)
Il est important de ne pas créer un nouveau paiement, car cela fausserait le montant des encaissements réels
>> le CA comptabilisé sur la journée x est annulé par le CA de la sous-commande négative
Impact sur votre comptabilité
Jour 1 - commande initiale de 180€
CA comptabilisé +180€
Encaissement : +180€
Jour 2 - après annulation de la vente
CA décompté -180€ (avec la sous-commande avec montant négatif)
Nouvel encaissement : -180€
Total : 0€ (tout est équilibré)
Lecture des tickets Z
La commande initiale reste dans les chiffres du jour où elle a été créée
L'annulation apparaîtra sur le ticket Z du jour de l'annulation
Exemple détaillé pas à pas
Annulation de la commande 2022-M0045
Date d'événement : 21 mars
Date d'encaissement : 21 mars
Commande verrouillée : 22 mars à 00h
Montant : 180€
Étape 1 : Annulation de la commande intiale
Ouvrez la commande 2022-M0045
Cliquez sur l'onglet "Modifier"
Dans la "Zone de danger", cliquez sur "Annuler cette vente"
Étape 2 : Confirmation
Une fenêtre de dialogue s'ouvre pour confirmer l'annulation :
Étape 3 : Création automatique de la sous-commande
Une sous-commande négative de -180€ est générée
Elle apparaît liée à la commande initiale
Étape 4 : Création de la nouvelle commande 2022-M0051
Cette commande remplace la M0045 annulée
Elle reprend les bonnes informations corrigées
Résultat final sur votre ticket Z du 22/03/2022
L'annulation : -180€ de CA et -180€ d'encaissement
La nouvelle commande 2022-M0051 avec les montants corrects
Points à retenir
✅ L'annulation génère automatiquement une sous-commande négative
✅ Les montants s'équilibrent parfaitement dans votre comptabilité
✅ Tout est tracé et conforme aux normes NF525
✅ La commande initiale reste visible dans l'historique
💡 Conseil : Prenez l'habitude de noter la référence des commandes impliquées dans vos annulations. Cela facilitera le suivi et les éventuelles recherches ultérieures.